„Ich brauche Ihre Unterschrift auf dem Vertrag. Können Sie ins Büro kommen?” — dieser Satz klang im April 2020 absurd. Die Pandemie zwang uns, elektronische Unterschriften zu lösen.
Rechtlicher Rahmen — eIDAS¶
In der Tschechischen Republik unterscheiden wir drei Stufen von E-Signaturen gemäß eIDAS: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Für die meisten Geschäftsverträge reicht die einfache — entscheidend ist der Nachweis des Willens der Parteien und der Dokumentenintegrität.
Signi + DocuSign¶
Wir wählten Signi für tschechische Kunden (biometrische Unterschrift, SMS-Verifizierung, Datenschránka) und DocuSign für internationale Verträge. Wir digitalisierten den gesamten Dokumentenlebenszyklus — Vorlagen in Google Docs, Genehmigungsworkflow in Power Automate, Unterschrift über Signi, Archivierung in SharePoint.
Ergebnisse¶
- Durchschnittliche Unterschriftszeit: von 5 Tagen auf 4 Stunden
- Papierverbrauch: −80%
- Verlorene Dokumente: null
Papier ist Vergangenheit¶
Elektronische Unterschriften sind nicht die Zukunft — sie sind die Gegenwart. Die Implementierung dauerte zwei Monate und den ROI hatten wir nach sechs Wochen.
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