SharePoint 2010 — ein Unternehmensportal in der Praxis

„Wo hast du die Excel-Datei mit dem Budget hingelegt?” Diese Frage hört man in tschechischen Unternehmen mehrmals täglich. Gemeinsame Laufwerke voller Duplikate, E-Mail-Anhänge in zwanzig Versionen, Genehmigungsprozesse auf Papier. SharePoint 2010 löst all das — und nach zwei Jahren der Einführung bei tschechischen Kunden wissen wir, wie man es richtig macht.

Was SharePoint eigentlich ist¶

Das häufigste Missverständnis: SharePoint ist nicht nur „ein besseres gemeinsames Laufwerk”. Es ist eine Plattform. Dokumentenmanagement, Teamseiten, Unternehmensintranet, Workflow-Engine, Suche, BI-Dashboards, Formulare — alles in einem Produkt. Und genau diese Breite ist gleichzeitig seine Stärke und seine Schwäche. Stärke, weil der Kunde eine integrierte Lösung bekommt. Schwäche, weil ohne ordentliches Design und Governance ein Chaos entsteht, das schlimmer ist als ein gemeinsames Laufwerk.

SharePoint 2010 brachte im Vergleich zur Version 2007 wesentliche Verbesserungen. Das Ribbon-Interface bekannt aus Office 2010, deutlich bessere Performance, Service Applications statt Shared Services Provider, Sandbox Solutions für sicheren benutzerdefinierten Code und endlich einen ordentlichen Rich Text Editor. Wer mit dem MOSS 2007 Editor gearbeitet hat, weiß, wovon ich spreche.

Dokumentenmanagement — das Herzstück der Einführung¶

Achtzig Prozent unserer SharePoint-Projekte beginnen gleich: Der Kunde will Ordnung in seinen Dokumenten. Und das kann SharePoint ausgezeichnet. Dokumentbibliotheken mit Metadaten, Versionierung (Major/Minor-Versionen), Check-in/Check-out, Content Types für verschiedene Dokumenttypen, Aufbewahrung und Records Management.

Entscheidend ist die richtige Gestaltung der Informationsarchitektur. Wie oft haben wir eine Einführung gesehen, bei der jemand eine einzige riesige Bibliothek mit Hunderten von Ordnern erstellt hat — genau das, was SharePoint zu verhindern versucht. Statt Ordnern verwenden wir Metadaten und Ansichten. Ein Dokument hat Typ, Abteilung, Projekt, Status — und der Benutzer filtert über Ansichten, um zu finden, was er braucht. Flache Struktur, reichhaltige Metadaten.

Managed Metadata Service ist in SharePoint 2010 neu und grundlegend. Eine zentrale Taxonomie, die über Site Collections hinweg geteilt wird, Term Sets für Abteilungen, Projekte, Dokumenttypen. Wenn Personalabteilung und Buchhaltung über dieselbe „Abteilung” sprechen, meinen sie denselben Term. Keine Duplikate, keine Tippfehler.

Workflow — Genehmigungen ohne Papier¶

SharePoint Designer 2010 ermöglicht die Erstellung von Workflows ohne eine einzige Zeile Code. Für typische Szenarien — Rechnungsgenehmigung, Dokumentenprüfung, Onboarding neuer Mitarbeiter — reicht das aus. Bedingungen, Schritte, parallele Zweige, E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgabenzuweisung. Der visuelle Designer im SharePoint Designer ist auch für Power-User aus dem Business intuitiv.

Für komplexere Prozesse verwenden wir Visual Studio 2010 und Sequential- oder State-Machine-Workflows. Ein typisches Beispiel: der Vertragsgenehmigungsprozess in der Rechtsabteilung mit Eskalationen, SLAs für die Bearbeitungszeit und Integration mit SAP über BCS (Business Connectivity Services).

InfoPath 2010 Formulare sind ein weiterer Pluspunkt. Elektronische Formulare mit Validierung, Berechnungen, bedingter Feldsichtbarkeit — und das alles ohne Programmierung. Für die Personalabteilung haben wir einen kompletten Formularsatz erstellt: Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung, Mitarbeiterbewertung. Papierformulare verschwanden innerhalb eines Monats.

Suche — Enterprise Search¶

SharePoint 2010 Enterprise bringt FAST Search — eine Technologie, die Microsoft von der norwegischen Firma FAST erworben hat. Performance und Relevanz der Ergebnisse sind um Größenordnungen besser als die Standard-SharePoint-Suche. Visuelle Refiner, Dokumentvorschau direkt in den Ergebnissen, Personensuche mit Organigramm.

Entscheidend ist aber, die Suche mit den richtigen Daten zu füttern. Wir konfigurieren das Crawling nicht nur von SharePoint-Inhalten, sondern auch von Dateiservern, Exchange Public Folders, Datenbanksystemen über BCS-Konnektoren und externen Websites. Der Benutzer sucht an einer Stelle und findet alles — das ist der Wert von Enterprise Search.

BI-Dashboards und Excel Services¶

SharePoint 2010 Enterprise enthält PerformancePoint Services für die Erstellung von Dashboards, Scorecards und analytischen Reports. Man verbindet sich mit einem Analysis Services Cube, erstellt KPIs und ein Dashboard — und das Management hat einen Überblick in Echtzeit.

Excel Services ermöglicht die Veröffentlichung von Excel-Arbeitsmappen auf SharePoint und deren Freigabe als interaktive Reports im Browser. Der Benutzer muss Excel nicht installiert haben, um Daten zu filtern, Parameter zu ändern und Diagramme anzusehen. Für Unternehmen, in denen Excel das wichtigste Analysewerkzeug ist (und seien wir ehrlich — das trifft auf die meisten tschechischen Unternehmen zu), ist das eine ausgezeichnete Lösung.

Topologie und Sizing¶

Für ein Unternehmen mit 500 Benutzern entwerfen wir typischerweise eine dreistufige Farm: zwei Web-Front-End-Server hinter NLB, ein Application Server und ein dedizierter SQL Server 2008 R2. SharePoint ist SQL-intensiv — installieren Sie SQL niemals auf demselben Server wie SharePoint, das ist ein Weg in die Performance-Hölle.

Die RAM-Anforderungen von SharePoint 2010 sind höher als 2007 — mindestens 8 GB auf einem WFE, 16 GB auf dem Application Server. In der Praxis geben wir lieber mehr; RAM ist billig und SharePoint nutzt ihn zuverlässig für Cache.

Fazit¶

SharePoint 2010 ist eine leistungsstarke Plattform, erfordert aber Investitionen in Design, Governance und Benutzerschulung. Ohne das endet man mit einem weiteren gemeinsamen Laufwerk, nur einem teureren. Mit einer ordentlichen Einführung erhält man jedoch ein integriertes Unternehmensportal, das die Art verändert, wie Ihr Unternehmen mit Informationen arbeitet. Und das zu einem Bruchteil der Kosten einer Individuallösung.